Onboarding – ein unterschätztes Element im Personalmanagement?

Abbildung: Onboarding löst viele Fragen

„Aller Anfang ist schwer!“ – dies gilt vor allem für hoch komplexe soziale Gefüge wie Unternehmen oder Betriebe. Egal ob Praktikanten, Azubis, neue Mitarbeiter oder Kollegen, die intern die Stelle wechseln: sie alle brauchen eine Einführung ins neue Arbeitsumfeld. Dabei genügt es nicht, ausschließlich die neuen Aufgabenfelder vorzustellen. Auch die soziale Integration sowie ein Gefühl für die Unternehmenskultur sind entscheidend und nicht am ersten Arbeitstag abzuhaken.

Warum ist Onboarding sozial wie wirtschaftlich relevant? Und wie sieht eine systematische Einarbeitung aus?

WARUM? – Onboarding gewinnt an Relevanz

„People are very excited and quite vulnerable when they take new jobs, so it’s a time in which you can have a big impact.“
(Michael Watkins, Autor von “The First 90 Days”)

Die Entscheidung, langfristig bei einem Arbeitgeber zu bleiben, fällt in großen Teilen bereits in der Einarbeitungsphase. Ein aktueller Artikel im Harvard Business Review mahnt, dass die ersten drei bis sechs Monate nach Job-Start eine sehr kritische Zeit darstellen. Ebenso stellt eine Studie des US-amerikanischen Personaldienstleisters BambooHR fest, dass 17 Prozent der neuen Mitarbeiter ihr Unternehmen binnen der ersten 90 Tage wieder verlassen; im Durchschnitt verlieren (amerikanische) Unternehmen also eine von sechs Neuanstellungen (Maurer, 2015). Den Abbrechern fehlt es an klaren Anweisungen, inhaltlicher Einarbeitung, Wertschätzung und an positiven Beziehungen zu den Kollegen.

Die leerstehenden Positionen erneut zu besetzen, kann ein Unternehmen das Zweifache des ursprünglichen Jahresgehalts kosten. Aber auch die Unternehmenskultur sowie die Arbeitsmoral und Produktivität der Teamkollegen wird beeinträchtigt und wichtiges Insiderwissen geht verloren (Maurer, 2015).

WAS sind treibende Kräfte bei der Einarbeitung?

INTERNE NETZWERKE. Eine Metaanalyse von 70 verschiedenen Studien (Ellis et al., 2017) legt nahe, dass „soziale Akzeptanz“ eine Hauptrolle im Onboarding spielt. Verlässliche soziale Netzwerke helfen nicht nur bei der Integration des neuen Mitarbeiters, sondern verschaffen ihm/ihr auch einen erweiterten Zugang zu Informationen und Ressourcen, was sich positiv auf die Ergebnisqualität der Arbeit auswirkt.

VORGESETZTE: WERTSCHÄTZUNG & ZUWENDUNG. Die direkten Vorgesetzten sind Schlüsselfiguren im Onboarding-Prozess. Der Erfolg neuer Mitarbeiter hängt maßgeblich von dieser Top-Down Unterstützung ab(Ellis et al., 2017). Fehlende Wertschätzung oder gar Ablehnung durch den direkten Vorgesetzten zählen außerdem zu den häufigsten Kündigungsgründen in der Probe- und Einstiegszeit.

PROAKTIVES VERHALTEN. Inwieweit sich Vorgesetzte auf die neuen Teammitglieder einlassen, hängt auch wesentlich von deren Einsatzbereitschaft ab. Ellis und Kollegen (2017b) zeigten in einer neu aufgesetzten Studie, dass neue Mitarbeiter, die ihre Einarbeitung aktiv mitgestalten (also Fragen stellen, Unterstützung einfordern, Netzwerke knüpfen), deutlich mehr Hilfestellungen von ihren Vorgesetzten erhalten. Letztere würden unter Zeitdruck und Anspannung leiden und reagierten daher eher auf Signale von Mitarbeitern, die hohes Commitment signalisieren und ihre Einarbeitung proaktiv mit gestalten.

Abbildung: Alle Mitarbeiter arbeiten zusammen am Onboarding

WIE kann ich Mitarbeiter sinnvoll einarbeiten?

Ein systematisches Onboarding sollte sich jedoch nicht auf die subjektive Einschätzung der Vorgesetzten verlassen, sondern strukturierte Prozesse einführen. Best Practice-Beispiele aus den Konzernen Google und Netflix zeigen, wie das aussehen kann (Quelle Ellis et al., 2017). Google arbeitet beispielsweise mit elektronischen Check-Listen für Manager. Damit werden die Vorgesetzten daran erinnert, innerhalb der ersten sechs Monate regelmäßige Treffen mit ihren neuen Mitarbeitern abzuhalten und einen ständigen Erwartungs- und Zielabgleich zu führen. Die Aufgaben für Vorgesetzte beginnen dabei schon zwei Wochen vor Neueinstieg, was die Notwenigkeit einer guten Vorbereitung und Kontinuität verdeutlicht. Wichtiges Element bei Google sind zudem ‚Peer Buddys’, die ähnlich wie unsere Mentoren den Einstiegsprozess neue Mitarbeiter partnerschaftlich begleiten. Netflix wartet nicht nur mit CEO-Engagement auf – alle neuen Mitarbeiter werden persönlich begrüßt –, sondern ebenfalls mit persönlichen Mentoren für die neuen Mitarbeiter.
Um Neueinsteiger bestmöglich zu integrieren und zu halten sollte ein Unternehmen daher nicht an finanziellen und personellen Ressourcen sparen.

Professionelles Onboarding sieht folglich transparente Ablaufpläne für den ersten Arbeitstag vor (schließlich sollte dieser nicht von Technik-Chaos und Formularen beherrscht werden) sowie für die ersten Wochen und die sensible drei- bis sechsmonatige Einstiegszeit. Das Klären von Verantwortlichkeiten und Aufgabenfeldern ab dem ersten Tag sowie ein kontinuierlicher Erwartungsabgleich nehmen dem neuen Mitarbeiter Irritationen.

Nicht zu vergessen ist die Unternehmenskultur! Eine Einarbeitung in die rein sachlichen Business-Dimensionen genügt nicht – neue Mitarbeiter müssen auch mit den Werten und sozialen Umgangsformen im Unternehmen vertraut gemacht werden: Wie laufen teamübergreifende Prozesse ab, welche Leute muss man kennen?

Am schwersten wiegt letzten Endes die persönliche Ebene: Die Integration ins Team sollte ab Tag 1 gegeben sein. Stibitz (2015) spricht hier von einer „Collective Responsibility“ aller Teammitglieder. Die Bedeutung von Buddys oder „Mentoren“ als Treiber der sozialen Integration wird auch hier betont.

Betriebliches Mentoring kann Onboarding-Prozesse folglich enorm unterstützen und entlastet die direkten Vorgesetzten. Auch die Haupttreiber einer erfolgreichen Einarbeitung – wie interne Netzwerke und Wertschätzung (siehe oben) – werden durch Mentoring gefördert. Onboarding und Mentoring bilden also eine lohnende Symbiose.

 

Quellen:

Ellis, A., Nifadkar, S., Bauer, T., & Erdogan, B. 2017. Your new hires won’t suceed unless you onboard them properly.
https://hbr.org/2017/06/your-new-hires-wont-succeed-unless-you-onboard-them-properly?utm_campaign=crowdfire&utm_content=crowdfire&utm_medium=social&utm_source=twitter#792009041102897153-tw%231498513668936

Ellis, A., Nifadkar, S., Bauer, T., & Erdogan, B. 2017b. Newcomer adjustment. Examining the role of managers’ perception of newcomer proactive behavior during organizational socialization.
https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pubmed/28277724

Maurer, Roy/Society for Human Resource Management. 2015. Onboarding key to retaining, engaging talent.
https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/talent-acquisition/pages/onboarding-key-retaining-engaging-talent.aspx

Stibitz, Sara. 2015. How to get a new employee up to speed. https://hbr.org/2015/05/how-to-get-a-new-employee-up-to-speed

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